1. Engagement Institutionnel Relatif à la Protection des Données Personnelles
1.1. Cadre de Référence Réglementaire et Conformité RGPD 2026
Le TWIRLING CLUB FLEURY SUR ORNE s'engage formellement à garantir un niveau de protection optimal des données à caractère personnel de ses membres, bénévoles, encadrants et partenaires territoriaux. Cet engagement institutionnel s'inscrit dans le respect strict des réglementations en vigueur pour l'année 2026, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et la Loi Informatique et Libertés révisée.
L'observation de terrain démontre que la confiance de nos adhérents est indispensable à la réussite de nos objectifs d'éducation populaire. Pour cette raison, l'administration interne s'applique à traiter l'intégralité des informations collectées avec la plus grande rigueur technique, prémunissant ainsi nos serveurs contre tout accès malveillant ou divulgation non autorisée.
1.2. Transparence Opérationnelle et Exclusion de Pratiques Commerciales
L'association exclut de manière absolue toute revente, cession ou exploitation commerciale des fichiers de données en sa possession. Notre plateforme d'information institutionnelle est exempte de trackers publicitaires ou de modules de profilage. Toutes les informations recueillies le sont uniquement à des fins de gestion interne, de délivrance des licences sportives réglementaires et de communication de proximité relative à nos stages ou rassemblements sur le territoire de Fleury-sur-Orne.
2. Catégories de Données Recueillies et Finalités Statutaires
2.1. Données Administratives de Terrain et d'Adhésion
Dans le cadre de la gestion administrative de nos sections d'entraînements, le club recueille plusieurs catégories d'informations limitées au strict nécessaire. Il s'agit de l'identité de l'adhérent (nom, prénom, date de naissance), des coordonnées parentales de liaison pour les mineurs (adresse postale au sein de Fleury-sur-Orne ou du Calvados, adresse courriel, numéro téléphonique d'urgence) et des autorisations légales de prise de vue dans le strict cadre non lucratif de la promotion associative.
Ces données nous permettent d'établir les listes d'assurance obligatoires, de coordonner l'accès sécurisé aux gymnases de la commune, et de valider chaque jalon opérationnel de notre plan d'inclusion de proximité.
2.2. Certificats Médicaux et Suivi de l'Équilibre Corporel
Pour attester de l'aptitude physique des pratiquants et veiller à la préservation active de leur équilibre corporel, l'association conserve les certificats médicaux réglementaires de non-contre-indication à la pratique du twirling bâton. Ces documents confidentiels sont archivés dans des dossiers physiques et numériques sécurisés, accessibles exclusivement par le secrétariat et l'équipe d'encadrement technique habilitée.
3. Droits des Adhérents et Transparence de Conservation
3.1. Droit d'Accès, de Rectification et de Suppression
Chaque adhérent, ou son représentant légal pour les mineurs, dispose d'un contrôle total sur les données le concernant. Conformément au RGPD, vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, de limitation du traitement, de portabilité et d'effacement de vos données personnelles.
Ces demandes s'effectuent de façon gratuite et transparente par simple envoi d'un courriel adressé à notre secrétariat via l'adresse institutionnelle unique : salmakhatunx11@gmail.com. Le club s'engage à traiter chaque requête dans un délai maximum de 30 jours civils.
3.2. Traçabilité des Flux de Données et Droits Territoriaux
L'association conserve les fiches d'adhésion pour la seule durée nécessaire à l'accomplissement des objectifs statutaires, soit un maximum de 3 ans après la clôture de la dernière licence active. À l'issue de ce délai de conservation, les informations sont définitivement détruites ou anonymisées à des fins de statistiques d'intérêt général pour la région Normandie.
4. Rôle du Délégué à la Protection et Mesures de Sécurisation
4.1. Protocole de Rigueur Technique pour la Sécurité des Systèmes
La sécurisation de notre portail et de nos fichiers s'appuie sur des protocoles d'authentification stricts. Aucun stockage en clair n'est effectué sur des plateformes tierces non auditées. Les bases de données sont chiffrées et l'accès est limité par double facteur pour les administrateurs de la structure.
4.2. Dialogue Permanent avec les Acteurs Locaux et la CNIL
L'association entretient un dialogue technique constant avec la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) pour valider l'impact observé de nos mesures de protection. En cas de faille de sécurité avérée, un protocole d'alerte immédiat est déployé afin d'informer les familles et les services administratifs concernés de Fleury-sur-Orne sous 72 heures.